“¿Cómo puedo producir informes financieros que me ayuden a manejar mejor mi negocio en el campo de la construcción? "
Informes financieros para compañías en el negocio de la Remodelación y o construcción.
Hay una gran diferencia entre un montón de materiales
regados en un sitio y un edificio bien diseñado y funcional. Sí, todo lo
necesario para crear y utilizar el edificio se encuentra dentro del montón,
pero hasta que haya sido ordenado y trabajado con el propósito de producir algo
útil y bien pensado, resultará inútil.
Lo mismo se aplica a los informes financieros del
contratista
Expertos que han trabajado con cientos de bases de datos
financieros (literalmente dicho) de contratistas, "muchos de ellos han
mantienen la mayor parte de la información relacionada con su negocio
almacenada y hasta algo organisada, bien, pero eso no es todo". El problema es que, al igual que el montón
de materiales, la información no está organizada de tal manera que puedan
conducir fácilmente a conclusiones con sentido. Al igual que tener una casa es con
el propósito de proporcionar refugio, Tener informes financieros correctamente
elaborados es la base para tomar decisiones administrativas y o comerciales bien
fundamentadas.
Seguramente los colegas contratistas y el lector
general probablemente estarán hartos de
oír esto, pero si los informes no nos proporcionan información útil a simple
vista, no nos están haciendo ningún bien. Un contratista que desea tener éxito no
puede permitirse el lujo de tener a su contador o contable ajustando el
presupuesto, y / o explicando e interpretando los informes financieros a su forma. Mientras
espera por este tipo de información se pone a merced de los demás. ¡En cambio,
cualquier contratista debería ser capaz de acceder, revisar y sacar conclusiones
de los informes financieros comunes al instante, en cualquier momento que lo
desee!
Comience con el fin en mente
La clave que el Contratista debe seguir para hacer esto bien
y con un significado financiero útil
para éste es decidir de antemano las preguntas que desea responderse. Así que si
quiere saber cuál es su beneficio bruto, por ejemplo, entonces usted necesita
configurar el plan de cuentas para que le muestre esa información a usted de
inmediato. Si desea calcular la cantidad que los trabajadores le están costando,
entonces asegúrese de se contabilice todos los cargos, junto con los salarios. Si
quiere saber qué métodos de mercadeo están trabajando mejor, entonces usted
tendrá que tener dos categorías de información: (1) Tiene que programar sus cuentas
para que pueda ver los costos por suplidor, y (2) tiene que tener un sistema de
seguimiento que le permita identificar qué clientes potenciales están llegando
de qué fuente.
Incluso el software (de contabilidad) que se anuncia como que
fue creado específicamente para los contratistas no clasifica necesariamente
los costos en la forma más útil para una empresa en particular, basándose en el
software para controlar el contenido y nivel de detalle de la información
significa que usted puede estar renunciando a las respuestas que son
importantes para usted .
He aquí cinco claves para conseguir los informes financieros
que los contratistas necesitan:
En primer lugar, usar nombres (para las cuentas) que tengan
sentido para usted. Si usted quiere llamar a su recogida de basuras, basura, lo
hace. No se obsesione con los nombres que su contador piense debe ser llamado
tal o cual elemento. Utilice nombres que son familiares para usted, que sean descriptivo,
y que tengan significado para usted.
Separe los gastos indirectos por el uso de diferentes tipos
de cuentas por ejemplo los costos relacionados con la mano de obra y los costos
de oficina y utilidades; de este modo al preparar sus informes financieros, estos
costos estarán en las diferentes renglones de los informes por lo que debe ser posible
obtener los números clave (como la utilidad bruta) sin hacer nada más. Use números de cuenta para controlar el orden de las partidas.
Sin números, sus informes pueden aparecen en orden alfabético, lo cual puede
ser mucho menos manejable.
Debe organizar las cuentas en grupos, adopte el uso de
sub-cuentas para proporcionar detalles cuando sea necesario. Por ejemplo, usted
puede tener una cuenta principal para la mercadeo, pero, sería bueno el uso de sub-cuentas para su programador web, promoción, impresión y otras
categorías.
Organice las cuentas para que muestren las partidas mayores
más arriba y en orden descendente según la importancia. Por ejemplo, si agrupa
sus cuentas relacionadas con la producción en conjunto, y el 50 % de sus costes
de mano de obra son los subcontratistas, debe acomodar la cuenta “subcontratistas”
en la parte superior de la lista de costos de mano de obra. Si va a gastar sólo
el 3% en los permisos , colóquelo en la parte inferior.
Grafique sus cuentas. Tome control de sus graficas de Cuentas, prepare tablas y gráficas y aprenda a
interpretarlas para que sus finanzas le hablen con claridad.
Usted no tiene que tener un MBA para entender el significado
de los informes; los fundamentos son bastante fáciles de entender. Sin embargo,
si sus cuentas tienen nombres raros o confusos (para usted), se organizan con
un nivel inadecuado de detalles, o están en el lugar equivocado, se hará más
difícil su interpretación y le dificultaran su trabajo. ¡Es suficientemente
difícil ser un contratista, procure no hacerse las cosas más difíciles de lo
que tienen que ser!