“¿Cómo puedo producir informes financieros que me ayuden a manejar mejor mi negocio en el campo de la construcción? "

Informes financieros para compañías en el negocio de la Remodelación y o construcción.

Hay una gran diferencia entre un montón de materiales regados en un sitio y un edificio bien diseñado y funcional. Sí, todo lo necesario para crear y utilizar el edificio se encuentra dentro del montón, pero hasta que haya sido ordenado y trabajado con el propósito de producir algo útil y bien pensado, resultará inútil.

Lo mismo se aplica a los informes financieros del contratista

Expertos que han trabajado con cientos de bases de datos financieros (literalmente dicho) de contratistas,  "muchos de ellos han mantienen la mayor parte de la información relacionada con su negocio almacenada y hasta algo organisada, bien, pero eso no es todo". El problema es que, al igual que el montón de materiales, la información no está organizada de tal manera que puedan conducir fácilmente a conclusiones con sentido. Al igual que tener una casa es con el propósito de proporcionar refugio, Tener informes financieros correctamente elaborados es la base para tomar decisiones administrativas y o comerciales bien fundamentadas.

Seguramente los colegas contratistas y el lector general  probablemente estarán hartos de oír esto, pero si los informes no nos proporcionan información útil a simple vista, no nos están haciendo ningún bien. Un contratista que desea tener éxito no puede permitirse el lujo de tener a su contador o contable ajustando el presupuesto, y / o explicando e interpretando los informes financieros a su forma. Mientras espera por este tipo de información se pone a merced de los demás. ¡En cambio, cualquier contratista debería ser capaz de acceder, revisar y sacar conclusiones de los informes financieros comunes al instante, en cualquier momento que lo desee!

Comience con el fin en mente

La clave que el Contratista debe seguir para hacer esto bien y con un significado financiero  útil para éste es decidir de antemano las preguntas que desea responderse. Así que si quiere saber cuál es su beneficio bruto, por ejemplo, entonces usted necesita configurar el plan de cuentas para que le muestre esa información a usted de inmediato. Si desea calcular la cantidad que los trabajadores le están costando, entonces asegúrese de se contabilice todos los cargos, junto con los salarios. Si quiere saber qué métodos de mercadeo están trabajando mejor, entonces usted tendrá que tener dos categorías de información: (1) Tiene que programar sus cuentas para que pueda ver los costos por suplidor, y (2) tiene que tener un sistema de seguimiento que le permita identificar qué clientes potenciales están llegando de qué fuente.

Incluso el software (de contabilidad) que se anuncia como que fue creado específicamente para los contratistas no clasifica necesariamente los costos en la forma más útil para una empresa en particular, basándose en el software para controlar el contenido y nivel de detalle de la información significa que usted puede estar renunciando a las respuestas que son importantes para usted .

He aquí cinco claves para conseguir los informes financieros que los  contratistas necesitan:

En primer lugar, usar nombres (para las cuentas) que tengan sentido para usted. Si usted quiere llamar a su recogida de basuras, basura, lo hace. No se obsesione con los nombres que su contador piense debe ser llamado tal o cual elemento. Utilice nombres que son familiares para usted, que sean descriptivo, y que tengan significado para usted.

Separe los gastos indirectos por el uso de diferentes tipos de cuentas por ejemplo los costos relacionados con la mano de obra y los costos de oficina y utilidades; de este modo al preparar sus informes financieros, estos costos estarán en las diferentes renglones de los informes por lo que debe ser posible obtener los números clave (como la utilidad bruta) sin hacer nada más. Use números de cuenta para controlar el orden de las partidas. Sin números, sus informes pueden aparecen en orden alfabético, lo cual puede ser mucho menos manejable.

Debe organizar las cuentas en grupos, adopte el uso de sub-cuentas para proporcionar detalles cuando sea necesario. Por ejemplo, usted puede tener una cuenta principal para la mercadeo, pero, sería bueno  el uso de sub-cuentas para su  programador web, promoción, impresión y otras categorías.

Organice las cuentas para que muestren las partidas mayores más arriba y en orden descendente según la importancia. Por ejemplo, si agrupa sus cuentas relacionadas con la producción en conjunto, y el 50 % de sus costes de mano de obra son los subcontratistas, debe acomodar la cuenta “subcontratistas” en la parte superior de la lista de costos de mano de obra. Si va a gastar sólo el 3% en los permisos , colóquelo en la parte inferior.

 Grafique sus cuentas. Tome control de sus graficas de Cuentas, prepare tablas y gráficas y aprenda a interpretarlas para que sus finanzas le hablen con claridad.

Usted no tiene que tener un MBA para entender el significado de los informes; los fundamentos son bastante fáciles de entender. Sin embargo, si sus cuentas tienen nombres raros o confusos (para usted), se organizan con un nivel inadecuado de detalles, o están en el lugar equivocado, se hará más difícil su interpretación y le dificultaran su trabajo. ¡Es suficientemente difícil ser un contratista, procure no hacerse las cosas más difíciles de lo que tienen que ser!